Privacybeleid

Wie zijn we?

Shootplanner is een online platform voor fotografen (klantenbeheer, berichten aan je klanten, nieuwsbrieven, reviews, je eigen website en een klantenportaal), uitgebaat door Versea, Kelbergenstraat 91, 3290 Diest. BTW BE0666567667. Voor vragen over je gegevens kan je ons bereiken op privacy@shootplanner.be.

Shootplanner heeft twee rollen. Voor de gegevens van een studio-account (eigenaar en teamleden) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die een studio over zijn eigen klanten in Shootplanner invoert (klantgegevens, berichten, reviews), is de studio de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Shootplanner op als verwerker in opdracht van die studio.

Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, (gehasht) wachtwoord en studiogegevens.
• Studiodata die je zelf invoert: klantgegevens (naam, contactgegevens, eventueel bedrijfsnaam en btw-nummer, geboortedatum), notities en labels, berichten aan en van je klanten, reviews, en de teksten en foto's van je website.
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer, adres en facturen.
• Technische gegevens: IP-adres en logbestanden voor beveiliging en goede werking.
• Gebruiksstatistieken van het beheerplatform: welke beheerpagina's je bezoekt en hoelang, om de ondersteuning en het product te verbeteren.
• Bij aanmelden via Google of Facebook: je naam en e-mailadres van die provider.

Waarvoor en op welke grondslag?

• Het leveren van de dienst (uitvoering van de overeenkomst).
• Facturatie en boekhouding, incl. e-facturatie via Peppol (wettelijke verplichting).
• Beveiliging, fraudepreventie en verbetering van het platform (gerechtvaardigd belang).
• Commerciële communicatie: enkel met je toestemming.

Met wie delen we gegevens (verwerkers)?

We verkopen je gegevens nooit. We doen beroep op zorgvuldig gekozen verwerkers, met gegevensverwerkingsovereenkomsten:

• Cloudflare: hosting, database en bestandsopslag (de productiedatabank en de opslag, back-ups inbegrepen, draaien met EU-only residency), en Cloudflare Turnstile voor de botcontrole op het registratieformulier. Turnstile plaatst geen cookie en bouwt geen profiel; Cloudflare beschrijft die verwerking in haar Turnstile Privacy Addendum.
• Resend: verzending van e-mails (bv. berichten aan je klanten, aanmeldcodes en facturen).
• Hetzner Online (Duitsland): de server van onze eigen mailontvanger, enkel als je studio antwoorden van klanten op je eigen e-maildomein laat binnenkomen.
• Mollie: de betalingen van je abonnement.
• Recommand: Peppol e-facturatie.
• Twilio: sms/WhatsApp, enkel indien je dit activeert.
• Anthropic: AI-taalmodel achter de Shootplanner-assistent, de automatische antwoorden op klantberichten en het voorstel voor een antwoord op een bericht of op een review ('Schrijf met AI') (allemaal Premium), en, als je de AI je foto's laat bekijken (standaard uit), de automatische analyse van een foto die je aan de fotobibliotheek van je website toevoegt (om het focuspunt en een omschrijving/alt-tekst voor te stellen). Dit gebeurt enkel wanneer je die functies gebruikt, respectievelijk wanneer je de AI je foto's laat bekijken en daarna een foto toevoegt; staat dat uit, dan verlaat geen enkele foto het platform. Wat de Shootplanner-assistent hiervoor opvraagt, blijft beperkt: klantnamen, ingekort tot voornaam en initiaal, je aanbod en prijzen, en tekst die klanten zelf schreven. De telefoonnummers, e-mailadressen en adressen van je klanten en de vrije notities bij hun gegevens gaan nooit mee. De berichten, vragen en foto's worden niet voor modeltraining gebruikt en na 3 maanden inactiviteit gewist.
• Google: enkel als je je Google-bedrijfsprofiel koppelt, om je Google-reviews op te halen.
• Google en Meta (Facebook): enkel als je via hen aanmeldt.

Spraakinvoer in de assistent: dat gebeurt nooit vanzelf. Enkel als je op de microfoonknop drukt, zet je browser je stem om in tekst. Daarvoor kan je browser het geluid naar de spraakdienst van zijn maker sturen (bij Chrome is dat Google, bij Safari Apple). Die dienst werkt niet voor ons: wij ontvangen het geluid nooit, enkel de tekst die je daarna zelf verstuurt.

Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens zolang je account actief is en zolang nodig voor de doeleinden hierboven. Facturen en boekhoudkundige gegevens bewaren we conform de wettelijke bewaartermijn (in België 7 jaar). Daarna worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Zie de pagina Gegevens & GDPR voor hoe je dit aanvraagt. Je kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Gebruiksstatistieken van het beheerplatform

Om te begrijpen hoe studio's Shootplanner gebruiken en waar we het product en onze ondersteuning kunnen verbeteren, houden we bij welke pagina's van de beheeromgeving een ingelogde gebruiker bezoekt en hoelang (bij benadering). Dit is diagnostische gebruiksstatistiek op basis van ons gerechtvaardigd belang, gekoppeld aan je studio-account. We meten dit server-side (geen trackingcookies), delen het niet met derden voor reclame, en verwijderen deze gegevens na verloop van tijd. Ze gaan enkel over het gebruik van de beheeromgeving door jou en je teamleden, niet over je klanten.

Cookies

Shootplanner gebruikt enkel essentiële, functionele opslag (je aanmeldsessie en voorkeuren zoals je thema). We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.