Berichten naar klanten (e-mail, sms, WhatsApp)

Wat er vanzelf vertrekt, wat je zelf stuurt, en wanneer het de deur uit gaat.

Via Shootplanner bereik je je klanten per e-mail, sms of WhatsApp. Je stuurt zelf berichten vanaf de klantfiche of naar een selectie klanten, en met Premium ook nieuwsbrieven. Daarnaast zijn er automatische berichten: de reviewvraag na een shoot (met eventueel één herinnering) en de opvolging van een klantbericht waar je niet op tijd op antwoordde. Alle communicatie vind je terug onder Berichten en per klant op de klantfiche.

Via welk kanaal?

Berichten kunnen via e-mail, sms of WhatsApp vertrekken. E-mail werkt zodra je studio geactiveerd is; sms en WhatsApp verlopen via een prepaid berichtentegoed (zie 'SMS en WhatsApp naar klanten'). Heeft een klant geen tegoed-kanaal of is het tegoed op, dan valt het bericht netjes terug op e-mail. Per klant kan je een voorkeurskanaal instellen op de klantfiche.

De teksten aanpassen

Elk automatisch bericht pas je aan onder Instellingen → Berichten → Automatische berichten, met een live voorbeeld en een knop 'Terug naar standaard'. Bij sms zie je meteen hoeveel tekens en hoeveel sms'en (credits) je bericht kost.

Stille uren: 's nachts vertrekt er niets

Tussen 23u en 6u vertrekt er geen bericht dat jij of Shootplanner start: geen reviewvraag, geen reviewherinnering, geen nieuwsbrief. Zo'n bericht gaat niet verloren. Het wacht, staat in Berichten als 'Uitgesteld' en vertrekt op het einduur. Een nieuwsbrief die aan het versturen is, pauzeert en gaat op het einduur verder. De uren gelden in de tijdzone van je studio, en je kiest ze zelf onder Instellingen → Berichten → Algemeen, bij 'Stille uren'.

Wat je klant op dat moment zelf doet, krijgt wel meteen antwoord, ook 's nachts: de bevestiging dat hij zich uitschreef voor je nieuwsbrief of andere commerciële berichten, zijn inlogcode voor het klantenportaal en een antwoord in een gesprek.

Eerst zelf goedkeuren (manuele modus)

Wil je in het begin grip houden op wat er naar je klanten gaat, zet dan onder Instellingen → Berichten → Algemeen de verzendmodus op 'Eerst zelf goedkeuren'. Automatische berichten belanden dan in de wachtrij (Berichten → Wachtrij) en vertrekken pas nadat jij ze goedkeurt: per stuk, per selectie of allemaal tegelijk.

Tijdens je gratis proefperiode en in testmodus worden berichten enkel gelogd onder Berichten, zodat er niets naar echte klanten gaat terwijl je test. In de proefperiode vertrekt alleen de bevestiging aan een klant die zich uitschrijft, omdat de wet die verplicht. In testmodus blijft ook die binnen.

Eén uitzondering kan je zelf maken: vink op een klantfiche 'Krijgt berichten ook in testmodus' aan en die klant krijgt haar berichten wél, terwijl de rest stil blijft. Handig om je eigen fiche te gebruiken en te zien hoe een reviewvraag er echt uitziet. Tijdens je proefperiode vertrekken je automatische berichten nog steeds niet, en berichten die op goedkeuring wachten blijven wachten.